Tạo ca và phân ca từ A đến Z

Làm theo đúng thứ tự này

Mỗi bước dùng kết quả của bước trước. Menu nằm ở cột bên trái phần mềm: mục Ca làm (bước 1–3) và mục Phân ca (bước 4–7).

Ca làm việc

Mỗi ca là một khung giờ làm. Bấm + Thêm ca, form chia 3 thẻ: Ca làm việc · Tăng ca · Nâng cao.

Thẻ "Ca làm việc"

Ô	Ý nghĩa
Mã ca	Chữ ngắn (HC, C1, C2, SA…) dùng để gõ trong bảng kiểu Excel. Nên đặt cho mọi ca.
Giờ vào / Giờ ra	Ca qua đêm: đặt giờ ra nhỏ hơn giờ vào (22:00 → 06:00), phần mềm tự hiểu ra ca là sáng hôm sau.
Nghỉ giữa ca	Số phút nghỉ trưa, bị trừ khỏi giờ làm khi nhân viên có mặt từ nửa ca trở lên.
Số công của ca	1 = cả ngày, 0.5 = nửa ngày, 1.5 = ca 12 tiếng… Làm đủ ca được đúng số này.
Cho phép đi muộn / về sớm	Trễ/sớm trong mức này coi như đúng giờ. Vượt mức thì ghi đủ số phút (cho phép 5, trễ 12 → ghi trễ 12).
Bắt đầu / Kết thúc vào, ra	Không bắt buộc. Chỉ cần khi nhiều ca cùng giờ vào (VD ca sáng 8–12 và hành chính 8–17): đặt khung giờ RA để phần mềm phân biệt.

Thẻ "Tăng ca"

• Ở lại tối thiểu: ở lại sau giờ ra từ số phút này mới tính tăng ca, và tính cả thời gian ở lại. Đặt 30: ở lại 25 phút → không tính; ở lại 40 phút → 40 phút tăng ca.
• Tăng ca TRƯỚC giờ vào: tick nếu công ty trả tiền cho người đến sớm làm thêm.
• Chia TC1 → TC4: giới hạn số phút từng mức và hệ số lương riêng. VD TC1 = 120, TC2 = 120: tăng ca 5 tiếng → 2h TC1, 2h TC2, 1h TC3. Để 0 = không chia.
• Cả ca là tăng ca ngày lễ: đi làm ngày lễ thì không tính công, toàn bộ giờ thành tăng ca lễ.
• Ca này là ca tăng ca: ca làm thêm buổi tối, ngày nào làm cũng tính hết là tăng ca.

Thẻ "Nâng cao"

• Tính bù trừ: đi trễ thì ở lại bù, không bị trừ giờ. Phút ở lại để bù không tính tăng ca, vẫn ghi nhận số phút trễ.
• Thiếu giờ ra vẫn tính công: quên chấm ra vẫn được đủ công (trừ phần đi trễ). Không tick = ngày thiếu giờ ra được 0 công, chờ quản lý bổ sung.
• Chỉ tính phần vượt mức cho phép: cho phép 5, trễ 12 → ghi 7 phút (thay vì 12).

Lịch trình vào ra — lượt quẹt nào là VÀO, lượt nào là RA

Một người có thể quẹt nhiều lần trong ngày (ra ăn trưa, quẹt nhầm 2 lần…). Lịch trình vào ra quy định cách đọc các lượt đó. Khai một lần, chọn khi gán ca ở bước 4–5.

• Thời gian nhỏ nhất (30 phút): RA cách VÀO dưới mức này = quẹt lặp, bỏ.
• Thời gian lớn nhất (960 phút): một cặp dài hơn mức này = quên quẹt ra.
• Khoảng cách giữa 2 cặp (30 phút): VÀO mới cách RA trước dưới mức này = quẹt lặp.
• Ngoài ra, ở Cài đặt › Chống chấm trùng liên tiếp (mặc định 15 phút): cùng một người quẹt liền nhau trong 15 phút chỉ tính 1 lần.

Lịch trình ca làm việc — nhóm ca & xoay ca

Dùng khi một người không làm cố định 1 ca. Có 2 kiểu, chọn ở ô Đơn vị.

1. Bấm "+ Thêm", đặt tênVD "Xoay 3 ca theo tuần".
2. Chọn Đơn vị và Chu kỳTuần + 3 → bảng hiện 3 cột "Chu kỳ-1, 2, 3", mỗi cột 7 ngày.
3. Tick 1 ca ở bảng trái, bấm vào ôTick C1 → bấm T2…T7 cột 1. Tick C2 → cột 2. Tick C3 → cột 3. Nút "Gán ca đang tick cho mọi ô" để điền nhanh.
4. LưuRồi sang bước 4–5 để gán lịch này cho người / phòng ban.

Gán ca cho nhân viên

Gán 1 ca hoặc 1 lịch trình cho từng người, áp dụng từ ngày bắt đầu trở đi.

1. Bấm "+ Thêm"Bấm tên phòng ban ở cột trái → tick người ở cột giữa (chọn được nhiều phòng, cộng dồn).
2. Ngày bắt đầu, ngày kết thúcĐể trống ngày kết thúc = áp dụng không thời hạn.
3. Lịch trình vào raĐể "Mặc định" nếu không có gì đặc biệt.
4. Chọn 1 ca hoặc 1 lịch trình ở bảng phải → Lưu

Gán ca cho phòng ban

Cách nhanh nhất cho công ty đông người: gán 1 lần cho cả phòng, người mới vào phòng sau này cũng tự theo.

• Tick "Bao gồm cấp dưới" để áp cho cả các phòng con.
• Ai trong phòng có gán ca riêng (bước 4) thì theo gán riêng, không theo phòng.
• Đổi ca cả phòng từ một ngày: thêm dòng mới với ngày bắt đầu mới — dòng mới nhất đang hiệu lực được dùng, lịch sử cũ giữ nguyên để tính công các tháng trước.

Lịch trình tạm thời — đổi ca đột xuất vài ngày

VD tuần này 2 người tổ A chuyển sang ca đêm 3 ngày, hoặc cho cả phòng nghỉ bù. Hết các ngày đó tự quay về lịch đã gán.

1. Chọn ngườiTick ô cạnh tên phòng = cả phòng; bấm tên phòng rồi tick từng người.
2. Từ ngày – Đến ngàyTick "Bỏ qua ngày nghỉ" để không đổi vào Chủ nhật, ngày lễ.
3. Chọn ca, lịch trình hoặc "🛌 Nghỉ" → LưuCông các ngày đã chấm tự tính lại theo ca mới.

Xem lịch trình (kiểu Excel) — xem & sửa ca cả công ty

Mỗi dòng 1 nhân viên, mỗi cột 1 ngày. Ô nào cũng đã hiện sẵn ca phần mềm tìm được — chỉ cần sửa ô nào khác.

Thao tác như Excel

Phân ca cả công ty bằng file Excel

1. Chọn "Tất cả phòng ban" và khoảng ngàyNên chọn khoảng nhỏ (1–2 tuần) cho file gọn, nhập nhanh.
2. Bấm "⬇ Xuất Excel"File đã điền sẵn ca phần mềm tìm được (chữ xám nghiêng) và ô đã nhập tay (chữ đậm). Cột ngày ghi dạng 05/10.
3. Sửa trong ExcelChỉ sửa ô cần đổi. Ô để nguyên = vẫn tự động. Gõ - = bỏ ô nhập tay. Sheet "Mã ca" có danh sách mã.
4. Bấm "⬆ Nhập Excel"Phần mềm nhận theo Mã NV, báo số ô đổi / giữ tự động, và tự tính lại công các ngày đó.

Thứ tự ưu tiên khi tìm ca của 1 ngày

Một người có thể vừa thuộc phòng có ca, vừa có gán riêng, vừa bị đổi tạm. Phần mềm xét từ trên xuống, gặp cái nào trước thì dùng cái đó:

Quy tắc chung cho cả công ty

• Ngày cuối tuần: mặc định Chủ nhật. Tick thêm T7 nếu công ty nghỉ cả thứ 7. Ngày cuối tuần không bị tính là vắng.
• Đi làm ngày cuối tuần tính là TĂNG CA: cả thời gian làm thành tăng ca cuối tuần, không cộng vào công thường. Báo cáo quy đổi 8 giờ = 1 công ở cột "Công TC cuối tuần".
• Hệ số tăng ca: ngày thường / cuối tuần / lễ (mặc định 1,5 / 2 / 3). Ai cần khác thì đặt riêng ở trang Lương.
• Làm tròn công: số lẻ + lùi/tới. Mặc định 2 số lẻ, làm tròn lùi.
• Làm tròn tăng ca: theo số lẻ của giờ, hoặc theo khối phút (VD khối 15: 47 phút → lùi 45 · tới 60).
• Ngày lễ: khai ở khung "Ngày lễ" ngay bên dưới trong Cài đặt.

Đổi xong — khi nào phải bấm "Tính lại công"?

Mẫu cấu hình theo loại công ty

Câu hỏi thường gặp